Si es usted empresario o autónomo y conserva datos o información sobre sus proveedores o clientes (personas físicas) está obligado a comunicarlo a la Agencia Española de Protección de Datos. No se comunican los datos, sino el hecho de que existen y los tenemos. Y por fichero de datos se entiende cualquier sistema, mecánico o manual de almacenamiento de esas informaciones. Hay que prever la protección de los mismos, el uso que se les va a dar y el derecho de los titulares de esos datos a modificarlos o cancelarlos. No cumplir con esta norma puede ser causa de sanciones importantes.
Además, declararse poseedor de estos ficheros de datos le protege frente a posibles trabajadores desleales, pues una de las cosas que determina es que un trabajador que abandona la empresa no pueda llevarse consigo listados ni informaciones de clientes y proveedores para contactarlos desde su nuevo puesto, por ejemplo.
Por otra parte, la imagen de la empresa se ve beneficiada si quienes operan con ella constatan que es una entidad cumplidora de sus obligaciones al respecto: ello genera confianza y transmite credibilidad. Así, hoy es muy frecuente ver en los correos electrónicos y comunicaciones diversas de tipo comercial la típica cláusula de tratamiento de datos: aparte de cumplir con una obligación legal, su presencia traslada esa sensación de seriedad a la que nos referíamos.
Fuente: Jaumandreu & Asociados.