Microgestión, qué es y por qué huyen de ella (y de ti) las plantillas y tus equipos

La microgestión es un modelo de gestión de equipos de trabajo según el cual, y atendiendo a su más estricta definición, la persona responsable se centra en observar e intentar corregir los pequeños detalles.

El objetivo de este modelo es conseguir mejorar los ratios de rendimiento mediante un seguimiento concienzudo.

No obstante, en ocasiones, la mayoría de las veces, tiene un impacto negativo sobre las plantillas y las compañías. Por lo que las personas se retrotraen y tanto ellas como los equipos terminan escapando, huyendo sin remisión, engrosando las filas incluso de la que puede ser tu competencia más directa y temida.

No te interesa, ¿verdad? Sobre todo si es que has encontrado a los hombres y mujeres adecuados para trabajar contigo, por y junto a ti en interés de tus mejores resultados y la máxima satisfacción de tus clientes.

Por eso, hoy en día, la microgestión o micromanagement, se mira y analiza con lupa.

En este tipo de dirección, el gerente es omnipresente. Y como ya sabemos, si es que lo controlas absolutamente todo de tu empleado y has de aprobar hasta el detalle más inocuo, no es solo que agobies, ¡y mucho!, sino que además, mermas la capacidad de iniciativa y haces que tu plantilla y quienes la componen no se sientan válidos para ejercer sus funciones.

Centrándonos en la industria que nos ocupa y sus negocios, en su conferencia en ISPA (congreso de la belleza y el spa), en septiembre pasado en Las Vegas, uno de sus principales oradores y expertos en marketing, Bryan Williams, citó una anécdota reveladora. Durante una estancia en Miami, baja al gimnasio del hotel. En la colchoneta junto a la suya, un hombre sopla y pelea, constantemente perturbado por su teléfono. Entre dos llamadas telefónicas, se dirige a su vecino y le confiesa: "Lo siento, son mis empleados. Me siguen llamando por una razón u otra. No puedo tomarme un solo día libre sin que me molesten...".

Bryan lo interrumpe. "¿Por qué no apagar el teléfono y dejar que tu equipo se las arregle por sí mismo?", le pregunta. La pregunta desconcertó al hombre, que parecía al borde del desmayo. "¡No! ¡Me necesitan!", exclama, mirándole horrorizado.

Para este especialista en gestión de la organización, la conclusión es clara: "No era su equipo el que lo necesitaba, sino al contrario, él necesitaba la llamada constante de su equipo para aprobarles. Obsesionado con el control, exigió que le copiaran cada SMS y correo electrónico, para participar en cada decisión. Y como resultado, condicionó a su personal a no pensar y a consultarlo constantemente. Fue entonces cuando todo se volvió disfuncional. Constantemente los culpaba por no pensar por sí mismos...". (Curiosa paradoja.)

Este tipo de comportamiento es, sin duda, y necesariamente, tóxico. Y qué miedo nos da esa palabra... Cuando no confías en tus empleados, se produce un doble castigo. Están socavando su confianza en sí mismos e impidiéndoles tomar iniciativas. Tampoco les animas a superarse en beneficio de tu negocio.

Con lo que, y llegados hasta aquí, reproducido este luctuoso suceso, vayamos por partes y clarifiquemos conceptos. Todo en pos de conseguir tu atención para con nosotros y centrarte y obtener solo los mejores y más productivos beneficios relacionados con la dirección de tus equipos. Y lo haremos solo en dos capítulos. El primero desmenuzando los efectos negativos de la microgestión. El segundo, enumerando brevemente algunos consejos prácticos para que no caigas en el error de considerarte absolutamente imprescindible.

Consecuencias negativas de la microgestión

La microgestión resulta muy tentadora para muchos responsables de equipos, pero, por lo general, no tiene el impacto beneficioso que se espera. Así, las consecuencias negativas de este modelo son las que siguen:

Pérdida de eficiencia.
El problema de dedicar excesivo tiempo a los pequeños detalles es que se reduce la eficiencia, ya que se invierte el tiempo en cuestiones que por lo general son irrelevantes, de modo que se le resta a otros asuntos que tienen más peso e importancia en la compañía.

Aumento del estrés.
Cuando la persona que gestiona el equipo está excesivamente pendiente de los detalles más pequeños, ejerce excesiva presión sobre los empleados, de modo que puede aumentar notablemente el estrés de los miembros de la plantilla, lo cual puede producir problemas como el síndrome del quemado o 'burn out'.

Desmotivación.
Uno de los principales rasgos de un micromanager es que raramente está dispuesto a delegar sus funciones. Si a eso le unimos que tiende a realizar un marcaje estrecho a lo que hacen todos los trabajadores, no es extraño que aparezca la desmotivación, ya que los empleados sienten que no se confía en ellos.

Empeoramiento del ambiente de trabajo.
Un buen clima laboral es indispensable para el buen funcionamiento de una empresa. No obstante, cuando un responsable está excesivamente pendiente de cada pequeño detalle, puede surgir la crispación entre los empleados, de modo que el ambiente de trabajo empeora considerablemente.

Cómo evitar las consecuencias negativas de la microgestión

Si observas que tú o alguno de tus empleados centra sus estrategias de gestión en la microgestión, lo mejor es que le transmitas dos ideas fundamentales: que lo más importante es la productividad global y que delegar es prioritario para conseguir un mejor rendimiento por parte de los empleados.

Técnicas alternativas a la microgestión.
Para conseguir aumentar la productividad, existen una serie de técnicas cuya eficiencia ha sido más que probada y que pueden ser una alternativa ideal a la microgestión. Una de ellas es la técnica Pomodoro, que tiene como objetivo lograr realizar las tareas que se hayan definido en bloques de tiempo de 25 minutos. De este modo, se puede validar la capacidad de producir controlando los progresos de los trabajadores en cada bloque de tiempo.

Otra opción ideal es la Matriz de Eisenhower, que resulta especialmente interesante si los trabajadores tienen tendencia a dispersarse. Así, esta técnica les obliga a priorizar lo realmente importante. De este modo, se evitan pérdidas de tiempo en tareas que resultan poco rentables.

La microgestión es un modelo que aún se lleva a cabo, aunque se considera poco recomendable para el liderazgo empresarial. Por eso, lo ideal es que fomentes la implantación de otros modelos más flexibles que apuestan por aumentar la productividad y por centrarse en los aspectos que son realmente importantes para el buen funcionamiento de la empresa.

CONSEJOS PRÁCTICOS.
Para obtener un rendimiento óptimo de un equipo, no es suficiente detener la microgestión, advierte el experto anteriormente citado, Bryan Williams. Detener la microgestión no es responsabilizar a las personas. "Para lograr esto, involucre a sus empleados en la planificación y la toma de decisiones. Dales la oportunidad de ser flexibles, para hacerles entender que contribuyen a la organización, y que usted cree en ellos. Y luego sé coherente con lo que dices".

Claramente, se trata de dar espacio a los equipos. Porque recuerda, la experiencia del cliente depende de sus profesionales. Un cliente que hace una pregunta juzga la calidad del servicio en función de la capacidad de respuesta de la primera persona a la que expone su problema. Si el profesional es responsable ante su dirección antes de tomar una decisión, la imagen del establecimiento se derrumba.

Por otro lado, si tu equipo se siente empoderado para mover cielo y tierra, para satisfacer al cliente y encontrar una manera de hacer que las cosas sucedan, lo habrás ganado todo. Depende de ti, y ahora que sí, solo de ti, asegurarte de crear un entorno en el que tu personal se sienta autónomo y apoyado. Si lo consigues, habrás triunfado.